Документы и акты, подлежащие легализации, должны быть написаны ясно и четко, а упомянутые в документе или акте суммы и числа, номера и сроки обозначены прописью.

Подписи должностных лиц, оттиски печати должны быть отчетливыми.

Пробелы на документах и актах следует прочеркивать. Поправки, приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ, и повторены в легализационной надписи. Эти приписки и поправки делают так, чтобы все, ошибочно написанное, а затем исправленное или зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде. Если поправки, приписки сделаны в легализационной надписи, то они оговариваются и подписываются только должностным лицом, совершающим легализацию. В тех случаях, когда для легализационной надписи нет места, она совершается на отдельном листе, который подшивается к документу или акту и скрепляется с последним печатью и подписью лица, совершающего легализацию. После того как должностное лицо убедилось, что в соответствии с требованиями документ или акт может быть легализован, на последнем листе делается надпись установленного образца.

Российские документы легализуются как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях, причем копии документов должны быть изготовлены не путем ксерокопирования, а надлежаще оформленным образом.